Shiseidos FOCUS-Projekt ersetzte über 20 Kernsysteme durch eine einzige globale Plattform

Vor 2019 betrieb Shiseido in verschiedenen Ländern unterschiedliche Kernsysteme – mehr als 20 Varianten für Produktion, Lagerhaltung, Personalwesen und Buchhaltung –, deren Datenformate und -definitionen nicht übereinstimmten und dadurch dauerhafte Inkonsistenzen erzeugten. Die Interviews des CITO Akinori Takano mit dem Länder management machten die Kosten deutlich: Bedarfsprognose und Produktionsplanung liefen verspätet, und weil der manuelle Abgleich der Zahlen so lange dauerte, wurden Entscheidungen standardmäßig aus dem Bauchgefühl getroffen. „Die Daten anzusehen dauert so lange, dass das Urteil zuerst aus dem Gefühl kommt und die stützenden Zahlen danach eintreffen“, sagte er.

Die Antwort war FOCUS – „First One Connected and Unified Shiseido“ –, im Oktober 2019 gestartet, um Buchhaltung, Logistik und andere Kernsysteme weltweit zu standardisieren und gleichzeitig die Geschäftsprozesse zu reformieren. Das Ziel ist eine einzige Plattform, die die Wertschöpfungskette von der Produktentwicklung über Produktion, Logistik, Marketing und Vertrieb abbildet, mit Stammdaten für Produkte und Materialien in einem einzigen globalen Schema, sodass jeder Mitarbeiter, der irgendwo dieselbe Aufgabe ausführt, mit demselben System arbeitet. Shiseido ist in etwa 120 Ländern und Regionen tätig, über 60 % des Umsatzes entfallen auf das Ausland, und das System hat rund 35.000 Nutzer.

Bis Oktober 2023 lag die Standardisierungsrate – der Anteil der Endnutzertransaktionen, die unangepasst im Standardsystem laufen – in Asien bei 89 %, in China bei 88 % und in Japan bei 86 %. Takano führt dieses Niveau auf die Governance zurück: Da FOCUS Shiseidos oberstes IT-Projekt ist, berichtet die Führung jedes Landes kontinuierlich über Fortschritt und Ausrichtung, sodass die Gesamtpolitik Bestand hat. „FOCUS ist nicht bloß ein Systemtransformationsprojekt. Es ist ein Geschäftstransformationsprojekt“, sagte er.

Die Standardisierungsraten erreichten 89 % in Asien, 88 % in China und 86 % in Japan und gaben rund 35.000 Mitarbeitern ein einziges System und eine einzige Datensprache.

Über zwanzig nationale Systeme bedeuteten auseinanderlaufende Datendefinitionen, bis die Zahlen zweier Regionen ohne manuelles Zusammenfügen nicht mehr vergleichbar waren.

Langsame Daten machten die Entscheidungsfindung in der gesamten Managementebene „gefühlserst“, was sich durch keine noch so hohe Ausgaben für Analytik vorgelagert beheben lässt.

Die Verknüpfung der Systemvereinheitlichung mit gleichzeitiger Reform der Geschäftsprozesse verhinderte den klassischen Fehler, dass ein neues ERP alte Arbeitsabläufe weiterführt.

Die Führungs-Governance – jede Länderführung berichtet über den Fortschritt eines obersten Projekts – hielt den Anpassungsdruck niedrig und die Standardisierungsraten hoch.

Globale Standardisierung ist eine Geschäftstransformation im IT-Gewand: Vereinheitlicht man die Datendefinitionen, kann auch das lokale Management endlich dieselben Zahlen sehen.

Zum Zeitpunkt der Nikkei-Crosstrend-Reportage vom Oktober 2023 war FOCUS weiterhin Shiseidos Flaggschiff-IT-Programm, mit hohen Achtzigerwerten bei der Standardisierung in seinen drei größten Märkten, während die Detailarbeit an der Vereinheitlichung der Stammdaten weiterging, damit Manager weltweit einen einheitlichen Datensatz analysieren. Das Unternehmen bezeichnet die Plattform als Grundlage dafür, Verschiebungen der Marktbedingungen und Kundenbedürfnisse schnell zu erkennen und Strategie auf Basis gemeinsamer Zahlen umzusetzen.