El proyecto FOCUS de Shiseido sustituyó más de 20 sistemas centrales por una única plataforma global

Antes de 2019, Shiseido operaba sistemas centrales distintos en distintos países —más de 20 variedades para producción, inventario, recursos humanos y contabilidad— con formatos y definiciones de datos desalineados que producían inconsistencias persistentes. Las entrevistas del CITO Akinori Takano con la dirección de cada país revelaron el costo: la previsión de la demanda y la planificación de la producción llegaban tarde y, como la conciliación manual de cifras llevaba tanto tiempo, las decisiones acababan tomándose por intuición. «Mirar los datos lleva tanto tiempo que el juicio va primero por sensación, y las cifras que lo respaldan llegan después», dijo.

La respuesta fue FOCUS —«First One Connected and Unified Shiseido»—, lanzado en octubre de 2019 para estandarizar la contabilidad, la logística y otros sistemas centrales en todo el mundo mientras se reformaban al mismo tiempo los procesos de negocio. El objetivo es una única plataforma que gestione la cadena de valor desde el desarrollo de producto hasta la producción, la logística, el marketing y las ventas, con datos maestros de productos y materiales en un único esquema global, de modo que cualquier empleado que desempeñe la misma función en cualquier lugar trabaje sobre el mismo sistema. Shiseido opera en unos 120 países y regiones, con más del 60% de las ventas en el exterior y aproximadamente 35.000 usuarios de sistemas.

En octubre de 2023, la tasa de estandarización —la proporción de transacciones de usuario final que se ejecutan sin personalización sobre el sistema estándar— era del 89% en Asia, el 88% en China y el 86% en Japón. Takano atribuye ese nivel a la gobernanza: dado que FOCUS es el principal proyecto de TI de Shiseido, la dirección de cada país informa continuamente sobre el progreso y la orientación, de modo que la política general se mantiene. «FOCUS no es meramente un proyecto de transformación de sistemas. Es un proyecto de transformación del negocio», dijo.

Las tasas de estandarización alcanzaron el 89% en Asia, el 88% en China y el 86% en Japón, dando a unos 35.000 empleados un único sistema y un único lenguaje de datos.

Más de veinte sistemas nacionales implicaban definiciones de datos divergentes hasta el punto de que las cifras de dos regiones cualesquiera no podían compararse sin una conciliación manual.

Los datos lentos hacían que la toma de decisiones fuera «primero por sensación» en toda la capa directiva, algo que ningún gasto en analítica corrige aguas arriba.

Combinar la unificación de sistemas con una reforma simultánea de los procesos de negocio evitó el fallo clásico de un nuevo ERP operando flujos de trabajo antiguos.

La gobernanza ejecutiva —con la dirección de cada país informando del progreso de un único proyecto principal— mantuvo a raya la presión por personalizar y elevó las tasas de estandarización.

La estandarización global es una transformación del negocio disfrazada de TI: unificar las definiciones de datos permite por fin que la dirección local vea las mismas cifras.

A la fecha del reportaje de Nikkei Crosstrend de octubre de 2023, FOCUS seguía siendo el programa de TI insignia de Shiseido, con una estandarización en torno al 80% alto en sus tres mayores mercados y con trabajo de detalle en curso para unificar los datos maestros, de modo que los directivos de todo el mundo analicen un conjunto de datos coherente. La empresa presenta la plataforma como la base para detectar rápidamente cambios en las condiciones del mercado y en las necesidades de los clientes y para ejecutar la estrategia sobre cifras compartidas.