O projeto FOCUS da Shiseido substituiu mais de 20 sistemas centrais por uma única plataforma global

Antes de 2019, a Shiseido operava sistemas centrais diferentes em países diferentes — mais de 20 variedades para produção, estoque, RH e contabilidade — com formatos e definições de dados incompatíveis que produziam inconsistências persistentes. As entrevistas do CITO Akinori Takano com a gestão dos países revelaram o custo: a previsão de demanda e o planejamento de produção atrasavam e, como a conciliação manual de números levava muito tempo, as decisões acabavam recaindo na intuição. "Olhar os dados leva tanto tempo que o julgamento sai primeiro pelo feeling, e os números de apoio chegam depois", disse ele.

A resposta foi o FOCUS — "First One Connected and Unified Shiseido" —, lançado em outubro de 2019 para padronizar contabilidade, logística e outros sistemas centrais no mundo todo, reformando ao mesmo tempo os processos de negócio. O objetivo é uma única plataforma que opere a cadeia de valor desde o desenvolvimento de produtos até produção, logística, marketing e vendas, com dados mestres de produtos e materiais em um único esquema global, de modo que qualquer funcionário que faça o mesmo trabalho em qualquer lugar atue no mesmo sistema. A Shiseido opera em cerca de 120 países e regiões, com mais de 60% das vendas no exterior e aproximadamente 35.000 usuários de sistemas.

Até outubro de 2023, a taxa de padronização — a parcela de transações de usuários finais executadas sem customização no sistema padrão — era de 89% na Ásia, 88% na China e 86% no Japão. Takano atribui esse nível à governança: como o FOCUS é o principal projeto de TI da Shiseido, a liderança de cada país reporta continuamente o progresso e a direção, de modo que a política geral se mantém. "O FOCUS não é apenas um projeto de transformação de sistemas. É um projeto de transformação de negócios", disse ele.

As taxas de padronização chegaram a 89% na Ásia, 88% na China e 86% no Japão, dando a cerca de 35.000 funcionários um único sistema e uma única linguagem de dados.

Mais de vinte sistemas nacionais significavam definições de dados divergentes, a ponto de os números de duas regiões não poderem ser comparados sem conciliação manual.

Dados lentos tornaram a tomada de decisão "primeiro pelo feeling" em toda a camada de gestão, algo que nenhum investimento em análise corrige na origem.

Combinar a unificação de sistemas com a reforma simultânea dos processos de negócio evitou a falha clássica de um novo ERP operando fluxos de trabalho antigos.

A governança executiva — com a liderança de cada país reportando o progresso em um único projeto principal — manteve baixa a pressão por customização e altas as taxas de padronização.

A padronização global é uma transformação de negócios vestida de TI: unifique as definições de dados e a gestão local finalmente consegue ver os mesmos números.

Na data da reportagem da Nikkei Crosstrend de outubro de 2023, o FOCUS continuava sendo o principal programa de TI da Shiseido, com padronização na casa dos 80% altos em seus três maiores mercados e trabalho em nível micro prosseguindo na unificação dos dados mestres, para que gestores no mundo todo analisem um conjunto de dados consistente. A empresa apresenta a plataforma como a base para identificar rapidamente mudanças nas condições de mercado e nas necessidades dos clientes e executar a estratégia com números compartilhados.